Une bonne résolution avant l'heure...

GTD est une méthode d'organisation personnelle dictée par David Allen. Il y a quelques jours, Leo Babauta a proposé une version de sa vision de GTD: Zen To Done. Parler de gtd c'est bien, l'appliquer, c'est mieux!

L'essentiel

1. Utilisation de Google Notebook pour mettre en place GTD avec les conseils de Leo Babauta et lifekacker
2. Inbox = Notebook (GTD_Inbox, GTD_Actions...)
3. Projet = Libellé (pWork, pPerso, pEnjoy, pNoel, pCommun)
4. Priorités = Section (Big rocks, MITs et Batchs)
5. Objectif: se tenir au système pendant 30 jours et revoir les listes régulièrement.

Un constat personnel m'amène à penser que bien utilisé, ce système ne peut être que bénéfique. Je n'ai jamais investi le temps nécessaire à la mise en place des habitudes et routines absolument incontournables dans ce contexte. Je sais que faire des listes de taches et de les barrer une à une me procure un plaisir imense de satisfaction d'avoir accompli une petite chose. J'essaie d'appliquer 2 ou 3 principes notamment pour gérer mes mails et le principe de la "boîte vide". J'ai pris l'habitude des listes au boulot aussi. On me demande de faire quelque chose je le note, tous les matins, je fais le point sur ce qu'il faut que je fasse absolument dans la journée et j'essaie de m'y tenir. J'ai au moins une vision d'ensemble sur ma semaine et ca m'aide beaucoup à avoir un support qui libère mon esprit. Mais ce n'est pas encore assez!

Vitalist est l'outil qui m'a séduit récemment (après tadalist, rtm, todoist). Ce service propose une vision clairement orientée gtd. J'ai fait une première phase de "collect", c'est à dire que j'ai entré tout un tas de tâches importantes. Je les ai ensuite triées, phase de "process". Il s'est avéré que je me suis retrouvée avec des doublons d'items, des problèmes avec des contextes qui n'étaient pas ce que j'avais noté. Vitalist merci, une heure de perdue mais pas pour autant découragée.

Je vais essayer avec google notebook. Je trouve cette application magnifique. Depuis peu, il y a des tags, LA fonctionnalité que j'attendais. La seule chose qui va me manquer c'est la programmation de tache et les rappels par mail. A quand la gestion du calendar dans le notebook? Je vois aussi un autre petit point noir, je n'ai pas trouvé de raccourci clavier :(

Mais il y a tellement de choses positives!
- une interface moche mais claire, agréable à utiliser et tellement fluide...
- si l'outil de capture peut se combiner à un outil d'organisation, banco, 2 en 1!
- les notebooks, les tags, les sections, autant de moyens d'organiser l'information
- la possibilité de collaborer sur les notebooks et donc de faire de l'organisation collaborative wouhou!
- le drag & drop dans les notebooks et entre les notes

Je me suis inspirée d'un article de lifehacker. Mes "inbox" sont des notebooks, les projets sont des tags et les sections mettent en évidence les priorités.

Inbox = Notebook (GTD_Inbox, GTD_Actions...)

• Inbox - la boîte d'attérissage de toutes mes pensées, taches & co. qui affluent dans mon cerveau.
• Actions - qui correspond à la notion de "Next" dans gtd, elle regroupe les taches à faire prochainement, c'est la première liste à regarder quand on ne sait pas quoi faire.
• Waiting - pour les taches en attente d'un évènement ou de l'action d'une autre personne.
• Someday - ou "maybe" pour les taches qu'on a envie de faire mais sans limite de date ni contrainte d'accomplissement.

Il est recommandé dans GTD de gérer des "Projets". J'ai estimé mes projets au minimum en fonction de mes besoins

Projet = Libellé (pWork, pPerso, pEnjoy, pNoel, pCommun)

• Work - Taches professionnelles
• Personal - Taches personnelles
• Enjoy - Pour tout ce qui a rapport avec le plaisir et les loisirs, sorties etc.
• Noel - pour l'occasion
• Je teste le projet Commun pour les taches que je veux partager mais je ne suis pas sûre que ce soit la bonne solution.

Les "contextes" sont un moyens de gérer les listes sous une autre dimension. Par exemple le contexte @home regrouppe les taches à faire à la maison. Je ne suis pas totallement convaincue de leur utilité, du moins par rapport à mes besoins.

Priorités = Section (Big rocks, MITs et Batchs)

Pour terminer, les sections me serviront surement à mettre en avant les taches prioritaires, les "Big rocks" et MITs comme l'explique Leo. Pour moi, les big rocks représenteront les taches sur du moyen/long terme qu'il me faut avoir en tête. Les MITs c'est les taches pour la journée (3 conseille ZTD). Enfin, une section Batch pour les autres.

J'ai été tentée d'ajouter les tag dTom et dTod pour due date Tomorrow et Today mais finallement, les sections Big Rocks et MITs sont là pour pallier à cette vision.

Aujourd'hui, c'est dit, je m'engage à mettre en place les routines de collect (regrouppement des documents, pensées, taches à faire dans un minimum d'endroits) et process (tri des items collectés, assignation de délai, contexte, projet...). La chose la plus importante étant de faire ces taches et de revoir tous les jours et semaines les listes! Prochain constat dans 30 jours!

L'ebook ZTD donne des petites clés pour mettre en place GTD sous un angle plus simplifié et épuré. C'était peut être ce qu'il me manquait pour franchir le pas jusqu'à l'écriture de ce billet...